Product Design · Desarrollo de App

Banquet Planner

Administrar eventos, fiestas y banquetes nunca fue tan fácil

Industria
Banquetes y Eventos
Plataforma
Web y App Móvil
Rol
Product Designer
Duración
6 meses

Resumen del Proyecto

Antecedentes

Banquet Planner es una plataforma diseñada para organizar y gestionar salones de banquetes, jardines de eventos, excursiones y cualquier otro tipo de celebración. Fue creada para una startup mexicana especializada en banquetes y eventos sociales.

"Las funciones principales de este producto son: proyectar el flujo de efectivo, imprimir contratos y recibos, y organizar todo lo necesario para crear un evento: música, bebidas, comida y mucho más."

El Desafío

Una empresa en crecimiento enfrentaba desafíos administrativos y logísticos que afectaban principalmente su perspectiva financiera, la gestión de pagos y la organización de eventos.

La misión era crear una herramienta administrativa que se comunicara con el equipo de ventas y proporcionara control total sobre pagos, contratos y servicios ofrecidos por el salón de eventos.

Banquet Planner
65%
Menos tiempo en gestión administrativa
85%
Reducción en errores de pago
89%
Más rápido en generación de contratos
82/100
Puntuación SUS (Usabilidad)

Investigación

Entendiendo el problema a fondo

Banquet Planner

Investigación Secundaria

Analizamos las herramientas existentes de gestión de eventos y descubrimos que el 73% de los organizadores usaban múltiples sistemas desconectados (Excel, WhatsApp, correo) para gestionar sus eventos, lo que generaba errores y pérdida de información.

Entrevistas con Usuarios

Entrevistamos a 15 organizadores de eventos y dueños de salones de banquetes. Los hallazgos clave fueron:

  • 60% reportó dificultades para hacer seguimiento de pagos
  • 80% mencionó que la generación manual de contratos les tomaba más de 1 hora
  • 90% expresó preocupación por la falta de visibilidad del flujo de efectivo

Cuestionarios

Enviamos 150 cuestionarios en línea y obtuvimos 127 respuestas. El 45% de los participantes dedicaba más de 20 horas semanales a tareas administrativas manuales, y el 35% reportó haber perdido al menos un evento por errores de coordinación.

Pregunta de Diseño

¿Cómo podemos crear una herramienta digital que ayude a la administración completa de eventos para que los organizadores puedan enfocarse en crear experiencias memorables en lugar de perderse en papeleo?

Proceso de Diseño

De la investigación a la solución

Banquet Planner
01

Descubrimiento

  • Entrevistas con stakeholders
  • Investigación de mercado
  • Análisis competitivo
  • Análisis de operaciones
  • Mapeo del viaje del usuario
02

Definición

  • Mapas de empatía
  • Personas de usuario
  • Declaración del problema
  • Mapas de experiencia de usuario
  • Arquitectura de información
03

Desarrollo

  • Card sorting (funcionalidades)
  • Flujos de usuario
  • Wireframes
  • Prototipado
  • Pruebas de usabilidad
04

Entrega

  • Diseño UI de alta fidelidad
  • Sistema de diseño
  • Prototipos interactivos
  • Entrega a desarrollo
  • Pruebas UX y mejoras

La Solución

Áreas principales de la solución

Banquet Planner

Gestión Financiera

Control total de pagos y flujo de efectivo

Proyección de Flujo de Efectivo

Visualización en tiempo real de ingresos y egresos proyectados para los próximos 6 meses.

Impacto:
  • 40% más de eficiencia en el cobro de servicios
  • 25% de reducción en pagos pendientes
  • 50% más visibilidad en proyecciones

Seguimiento de Pagos

Registro automático de quién recibió pagos, recordatorios automáticos y conciliación en tiempo real.

Automatización Documental

Contratos y recibos en minutos

Generación de Contratos

Plantillas personalizables que generan contratos profesionales en menos de 5 minutos.

Impacto:
  • 89% más rápido (de 45 min a 5 min)
  • 100% consistente en información
  • Reducción del 90% en errores y capacidad de edicion en cualquier momento

Recibos Automáticos

Generación de recibos con historial tras confirmar pagos.

Organización de Eventos

Todo lo que necesitas en un solo lugar

Creador Wizard de eventos

Coordina música, comida, bebidas, decoración y todos los servicios adicionales desde un solo módulo.

Impacto:
  • Coordinación y actualización de costos 3 veces más rápida
  • 70% menos errores de coordinación
  • Actualización instantanea en costos y servicios gestionados por evento

Calendario Inteligente

Visualización clara de todos los eventos, disponibilidad de salones y reducción de conflictos de agenda.

Plataforma Conectada

Web + App sincronizadas

Integración vía API

Plataforma web vinculada a app móvil vía API para mantener a todo el equipo conectado y actualizado.

Impacto:
  • Acceso en tiempo real desde cualquier dispositivo
  • 90% de retención de usuarios activos
  • Actualización instantanea en eventos y servicios gestionada por los integrantes del equipo

Acceso Multi-rol

Cada miembro del equipo tiene acceso a pagos, tickets y actualizaciones según su rol.

Resultados e Impacto

Métricas reales después de 6 meses de implementación

Impacto General del Producto

65%

Menos tiempo en administración

85%

Reducción en errores de pago

90%

Retención de usuarios activos

4.8/5

Satisfacción del usuario

12 h
Horas Ahorradas por Semana
Los organizadores pasaron de dedicar 20 horas semanales a tareas administrativas a solo 8 horas.
89%
Más Rápido en Contratos
La generación de contratos se redujo de 45 minutos a solo 5 minutos con plantillas automatizadas.
60%
Menos Morosidad
Los pagos pendientes se redujeron del 50% al 20% gracias al seguimiento del sistema.
40%
Cobranza Más Rápida
La recaudación de pagos se optimizó gracias a la tabla centralizada de pagos.
82/100
Puntuación SUS Escala de Usabilidad del sistema
Efectividad, Eficiencia y Satisfacción del usuario
72
Net Promoter Score (NPS)
Los usuarios satisfechos recomiendan activamente la plataforma a otros organizadores.
3×
Más Eventos por Usuario
Los usuarios ahora manejan 3 veces más eventos mensuales gracias a la automatización.
92%
Tasa de Éxito en Tareas
El 92% completó la creación de un evento sin asistencia y el 88% logro dar de alta servicios adicionales.

Aprendizajes

Lecciones aprendidas a lo largo del proyecto

Comunicación

Mantener a todos los stakeholders alineados fue crucial. Las reuniones semanales de sincronización y la retroalimentación constante y clara de decisiones de diseño evitaron retrabajos.

Decisiones Basadas en Datos

Las métricas cuantitativas combinadas con feedback cualitativo permitieron priorizar funcionalidades con base en impacto real, no en suposiciones.

Iteración Continua

El MVP no es perfecto, y está bien. Lanzar temprano, medir, aprender e iterar nos permitió mejorar basándonos en el uso real en lugar de esperar a tener un producto "perfecto".